El 60% de los problemas empresariales son consecuencia de una mala comunicación. Peter Drucker
¿Cuánto cuesta una mala comunicación? Más de lo que imaginas: periodistas que publican informaciones distorsionadas de una novedad que tu empresa no supo explicar, socios que pierden la confianza porque no entienden tu nueva estrategia o un funcionario clave que no percibe el valor de tu proyecto tecnológico y frena una alianza pública.
Evitar estos errores requiere un enfoque estructurado, y para ello hemos desarrollado un método probado en comunicación clara, basado en principios efectivos que permiten a las organizaciones mejorar la forma en que transmiten sus mensajes.
Con una estrategia sistemática, la claridad deja de ser un esfuerzo individual y se convierte en una ventaja competitiva para la empresa.
El método para una comunicación corporativa más clara y efectiva
Los errores de comunicación generan pérdidas significativas en tiempo, clientes y oportunidades. Un estudio de McKinsey & Company revela que mejorar la comunicación interna puede aumentar la productividad empresarial en un 20-25%, al reducir errores, mejorar la colaboración y facilitar el acceso a la información.
Además, según Deloitte, las empresas con una comunicación efectiva tienen 4,5 veces más probabilidades de retener talento, lo que impacta directamente en la estabilidad y eficiencia operativa.
La falta de claridad también afecta el éxito de los proyectos. Según un informe de Project Management Institute (PMI), el 56% de los proyectos fallidos tienen como principal causa una mala comunicación. En términos financieros, un estudio de The Economist Intelligence Unit indica que la mala comunicación cuesta a las empresas hasta 420.000 dólares al año en pérdida de productividad y errores evitables.
Dado el impacto directo en la rentabilidad y el desempeño empresarial, consideramos la claridad como un activo estratégico.
Nuestra metodología se organiza en torno a dos ejes fundamentales:
- Crear mensajes claros que cumplan unos criterios básicos establecidos.
- Medidas a nivel organizativo para cumplir esos criterios siempre igual y de manera continuada.
Criterios para crear mensajes claros
El proceso de clarificación de mensajes complejos que proponemos se basa en cinco criterios:
- Contextualizar el mensaje: se proporcionan los antecedentes o el contexto que pueda necesitar el receptor para entenderlo.
- Darle una estructura lógica: la arquitectura del mensaje debe ser lógica para hacerlo accesible.
- Centrar el mensaje en lo esencial: los elementos esenciales se destacan y se presentan antes de entrar en detalles.
- Eliminar la ambigüedad: se emplean términos y oraciones con significados claros y específicos.
- Crear mensajes reconocibles por la audiencia: se usa un estilo y un formato con el que los receptores se identifiquen y que les inviten a profundizar en el contenido.
Pasos para convertir la claridad en un activo estratégico
El segundo proceso de la metodología se centra en cómo convertir la claridad en un activo estratégico. Se trata de ir más allá del esfuerzo y la habilidad individual para crear mensajes entendibles y diseñar formas de gestionar la claridad desde la organización. Estas son las acciones que se deben llevar a cabo:
- Crear pautas: deben existir pautas y procedimientos para crear memorandos, documentos o informes. Además, se establecerán unos principios y criterios claros para una comunicación clara.
- Formación: se forma a los autores en los aspectos del lenguaje claro y en los criterios para la clarificación de mensajes complejos que explicamos en el apartado anterior.
- Responsabilidad: se asignan responsabilidades (roles) a los documentos y comunicaciones clave.
- Revisiones: los documentos importantes deben contar con al menos un revisor. Para el resto de ellos, se establecen ciclos de revisión informales entre compañeros. Además, se usan herramientas de revisión, como listas de verificación o encuestas rápidas.
- Herramientas: se emplean herramientas de medición de la legibilidad, por ejemplo, Readable. Además, se dispone de herramientas para la creación (visualización, maquetación, etc.).
- Ejemplos: se usan ejemplos positivos y negativos de la vida real con características destacadas. Los ejemplos de “antes y después” son muy útiles, así como los términos o frases que hay que evitar y cómo reemplazarlos.
- Recursos: guía de comunicación clara (para correos electrónicos, cartas, presentaciones, memorandos, informes, comunicados de prensa, etc.).
- Guía de redacción corporativa: para una gestión seria y transformadora de la claridad, hay que dedicar tiempo y dinero a iniciativas de mejora de la claridad.
Transforma la comunicación en un activo estratégico
Las empresas que dominan la comunicación no solo evitan errores costosos, sino que también ganan claridad, confianza y ventaja competitiva. Si tu organización busca comunicar con precisión, persuadir con eficacia y optimizar su impacto, podemos ayudarte.
Descubre cómo una estrategia de comunicación clara puede marcar la diferencia. Hablemos.
