Hace décadas que se anuncia la muerte del PDF, pero su número no deja de crecer. Cualquier web comercial, académica o institucional cuenta con su correspondiente colección de PDF listos para descargar. Esta aparente contradicción nos lleva a preguntarnos: ¿son de verdad una herramienta comunicativa eficaz? ¿Son compatibles los PDF con la comunicación clara?
Desventajas del PDF frente a otros formatos
La comunicación clara tiene por objeto ayudar a los usuarios a encontrar y utilizar la información. Por esta sencilla razón, nosotros preferimos no usar documentos PDF si disponemos de otras alternativas.
La información contenida en un PDF es más difícil de encontrar, usar y mantener que la información en formatos como el HTML, el lenguaje que se ha usado para crear el texto que está leyendo. A continuación analizamos varios aspectos del uso de PDF desde la perspectiva de la comunicación clara.
Encontrar y acceder a la información en PDF
Encontrar la información presentada en PDF es más difícil: Los PDF son menos visibles para los buscadores que los textos en HTML.
Acceder a la información en PDF presenta más inconvenientes: El tamaño de los PDF puede ser considerable, sobre todo si no se optimizan para internet. Esto puede dificultar su distribución y descarga, sobre todo en conexiones de internet lentas o en dispositivos con poca capacidad de almacenamiento
Visualizar la información en PDF
La lectura de los PDF es más incómoda y complicada: El contenido y los elementos de una página web se reconfiguran de forma automática para adaptarse al tamaño del dispositivo y al navegador de los usuarios. Pero los PDF tienen un diseño fijo que se mantiene invariable en distintos dispositivos y pantallas.
Visualizar los PDF en pantallas pequeñas es muy incómodo: Los documentos PDF pueden ser difíciles de visualizar en dispositivos con pantallas pequeñas o en diferentes orientaciones de pantalla. Esto puede causar que los usuarios tengan dificultades para leer el contenido, sobre todo si el PDF no está optimizado para dispositivos móviles.
El PDF ofrece pocas opciones para ayudar a comprender la información: En el PDF pueden incluirse enlaces o formularios, pero este formato no está pensado para incluir muchas interactividades. En cambio, el contenido en HTML nos permite usar formularios interactivos, insertar audios y vídeos, y otros elementos más complejos que ayudan a navegar más fácilmente y que por tanto, facilitan la interacción con la información.
Comprender la información en PDF
La información del PDF carece de contexto: Dependiendo del dispositivo y del navegador de los usuarios, los PDF pueden abrirse en una nueva ventana o pestaña o en una aplicación separada. A veces se descargan automáticamente en el dispositivo de los usuarios. En cualquier caso, cuando los usuarios abren un PDF, salen de la web de donde lo descargaron. Esto significa que pierden el contexto de la web y su navegación, lo que puede dificultar la comprensión de algunas partes del texto.
Los PDF no suelen redactarse ni diseñarse para leerse en pantallas: Las personas leemos de manera diferente en la web, por lo que es muy importante crear contenido que sea claro, conciso, estructurado de manera apropiada y centrado en satisfacer las necesidades de los usuarios. Un documento PDF creado para usarlo sin conexión no suele adaptarse al contexto de la web y es muy probable que no sea fácil leerlo y comprenderlo.
Editar y actualizar un PDF resulta más complicado: Aunque los documentos PDF son excelentes para conservar el diseño original de un documento, pueden ser difíciles de editar. Esto dificulta crear contenido claro y centrado en los usuarios.
¿Por qué se siguen creando y descargando PDF?
A pesar de todo lo anterior, hay razones comprensibles por las que los PDF siguen siendo populares:
Se crean fácil y rápidamente: Los PDF pueden parecer la opción más rápida porque se crean fácilmente a partir de aplicaciones populares, como Microsoft Word, con las que los usuarios están familiarizados y que utilizan para crear y compartir documentos.
El control sobre el diseño es mayor: Los autores del documento tienen más control sobre el diseño de un PDF. Esto puede ser importante cuando hay que incluir tablas y gráficos complejos, que a veces son difíciles de crear en HTML. Sin embargo, si no se trabaja con criterios de accesibilidad, habrá personas que no podrán consumir el contenido .
Son fáciles de descargar e imprimir: Esto es cierto, pero las páginas web creadas con HTML se pueden imprimir con la misma facilidad. Y los sistemas operativos actuales y los navegadores también facilitan descargar o guardar contenido de las webs.
Dan la sensación de controlar el contenido: A menudo los autores de un texto lo envían para su publicación en formato PDF porque quieren controlar el contenido y el diseño final, y de este modo impiden que se alteren.
Las anteriores razones son comprensibles, pero son el resultado de una cultura de impresión arraigada y de procesos de producción de contenido obsoletos.
Por eso, creemos que la transición hacia una cultura digital debe pasar por cambiar viejos hábitos y formas de trabajar, entre ellas el trabajo sistemático con documentos PDF. Puede requerir algún tiempo, pero cuando se proporcionan las herramientas y la formación necesaria, el cambio es viable.
Cómo crear PDF para lectura en pantalla si es la única opción viable
Si la opción de crear contenido en HTML no es factible, puede crear un PDF que resulte más fácil leer en dispositivos electrónicos.
A continuación encontrará algunas recomendaciones para crear PDF para lectura en pantalla con la comunicación clara como premisa:
Como presentar el contenido en un PDF
1. Simplifique el diseño: Utilice una presentación limpia y clara que facilite la lectura en pantalla. Evite el uso excesivo de colores, imágenes o elementos gráficos que puedan distraer al lector.
2. Utilice una tipografía legible: Elija una fuente legible en pantalla y asegúrese de que el tamaño de la letra sea lo suficientemente grande para una lectura cómoda.
3. Divida el contenido en secciones: Organice el contenido en secciones claramente definidas con encabezados y subtítulos descriptivos. Esto facilitará la navegación y la comprensión del documento.
4. Utilice listas y viñetas: Emplee listas con viñetas o numeradas para resumir la información importante y hacerla más fácil de digerir para el lector.
5. Incluya enlaces internos: Agregue enlaces internos dentro del documento para permitir a los lectores navegar fácilmente entre diferentes secciones. Esto facilitará la búsqueda de información relevante.
6. Proporcione contexto: Asegúrese de proporcionar suficiente contexto y claridad en el texto para que los lectores puedan entender el contenido sin confusiones.
7. Pruebe en diferentes dispositivos: Antes de publicar el PDF, asegúrese de probarlo en diferentes dispositivos y tamaños de pantalla para asegurarse de que se vea correctamente en todos ellos.
Cómo redactar el texto para un PDF
1. Optimice para la lectura en entornos digitales: en las pantallas, los usuarios tienden a escanear el contenido en lugar de leerlo detenidamente. Por lo tanto, utilice titulares descriptivos y párrafos cortos para captar la atención del lector y facilitar la comprensión rápida.
2. Utilice una estructura clara y jerárquica: Organice su contenido de manera lógica con una introducción clara, seguida de secciones bien definidas y un resumen o conclusión al final. Utilice encabezados y subtítulos significativos para ayudar a los lectores a navegar por el documento de manera eficiente.
3. Escriba de manera concisa y directa: la brevedad es clave. Elimine cualquier lenguaje innecesario o redundante y concéntrese en transmitir su mensaje de la manera más clara y concisa posible.
En conclusión, para lograr una transición digital completa, es esencial dejar de lado las formas de comunicación diseñadas para el papel. Priorizar la comunicación clara en entornos digitales nos permite asegurar que la información sea accesible y comprensible para todos. Al adoptar prácticas que enfaticen la claridad y la usabilidad en línea, avanzaremos hacia una comunicación más efectiva en la era digital.
