En el mundo empresarial, la comunicación escrita es una herramienta clave para establecer relaciones con clientes, colaboradores y stakeholders. El año pasado, The Harris Poll Fund publicó un estudio que estima que la mala comunicación cuesta a los negocios en Estados Unidos 1,2 trillones de USD anuales, más de 12.000 USD anuales por empleado.
Existen varias razones por las que las organizaciones desestiman la importancia de una comunicación efectiva:
- Falta de conciencia: a menudo se desconocen los impactos negativos que una comunicación ineficaz puede tener sobre la productividad, la moral de los empleados, la satisfacción de los clientes y la rentabilidad.
- Falta de recursos: implementar una comunicación efectiva requiere un mínimo de recursos, como tiempo, presupuesto y personal capacitado en comunicación empresarial.
- Falta de prioridad: es frecuente centrarse en objetivos a corto plazo y no en la construcción de relaciones a largo plazo con los clientes, empleados y proveedores a través de una comunicación clara y efectiva.
- Falta de capacitación: es necesario formar adecuadamente a los empleados en habilidades de comunicación efectiva, como la escritura clara y concisa, la organización de ideas, el uso de herramientas de escritura asistida, y técnicas de edición.
Identificar y analizar estas barreras puede ayudar a las empresas a tomar medidas para mejorar su comunicación empresarial y lograr beneficios tangibles como la rentabilidad, la satisfacción del cliente y la retención de empleados.
Las directrices de comunicación escrita
La comunicación escrita es una parte integral de los actos de comunicación de una empresa. La práctica de una comunicación clara y efectiva requiere fijar unas directrices de comunicación escrita, una decisión que puede tener un impacto significativo en la toma de decisiones y en la gestión de riesgos en una empresa. Cuando la información se presenta de manera clara y fácil de entender, los tomadores de decisiones tienen una comprensión más completa de los hechos y sus decisiones están mejor fundamentadas. El impacto directo que esto tiene en la gestión de riesgos es indiscutible, ya que los riesgos potenciales se pueden identificar con mayor facilidad para adoptar las debidas medidas preventivas.
Qué deben contener unas directrices de comunicación escrita efectiva
Las directrices de comunicación escrita deben proporcionar una guía clara y detallada sobre cómo escribir y comunicar en nombre de la empresa. Algunos de los elementos que deben incluir son:
- Estilo y tono: establecer el tono apropiado para los documentos y escritos de la empresa y definir el estilo de redacción que se debe utilizar en diferentes contextos.
- Terminología: las directrices deben definir la terminología específica de la empresa y establecer cómo se debe utilizar en la comunicación escrita.
- Estructura de los documentos: las directrices deben proporcionar una estructura clara y coherente para los documentos, incluyendo encabezados, subtítulos y párrafos.
- Ejemplos: las directrices deben incluir ejemplos de buenas y malas prácticas para ayudar a los empleados a comprender los conceptos y aplicarlos en su trabajo diario.
- Uso del lenguaje: las directrices deben establecer reglas claras sobre el uso del lenguaje y la gramática, incluyendo el uso correcto de la puntuación, la ortografía y la sintaxis.
Quién elabora las directrices de comunicación
El departamento más idóneo para elaborar las directrices de comunicación escrita puede variar según la estructura y necesidades de cada empresa. En general, suele ser responsabilidad del departamento de comunicación o de marketing, que suelen estar más enfocados en la creación de mensajes y la gestión de la imagen corporativa.
También puede ser tarea del departamento de recursos humanos, en particular si las directrices están enfocadas en la comunicación interna de la empresa. En cualquier caso, es importante que se elaboren de manera colaborativa, involucrando a diferentes áreas de la empresa para asegurar una comunicación efectiva y coherente en todos los niveles.
Es posible recurrir también a consultores o especialistas en comunicación como ayuda o encargarles íntegramente las directrices. Profesionales de distintos ámbitos pueden prestar una ayuda inestimable:
- Consultores de comunicación: pueden trabajar con la empresa para entender mejor a su audiencia y definir los mensajes clave que esta desea transmitir. Este análisis es fundamental para asegurar que las directrices de comunicación escrita sean claras, precisas y efectivas.
- Consultores lingüísticos: estos profesionales pueden ayudar a la empresa a establecer pautas para redactar sus mensajes de manera clara, concisa y efectiva.
- Consultores de marketing digital, copywriters y redactores publicitarios: las características especiales de la comunicación digital recomiendan recurrir a profesinales conocedores de las redes sociales, la comunicación digital, el marketing y tecnología.
