A menudo, se presenta la digitalización como la solución definitiva para automatizar procesos, eliminar el papel y hacer los trámites más rápidos. Pero en muchos casos, la digitalización ha terminado aumentando la complejidad burocrática en lugar de reducirla.
La burocracia es una de las principales quejas de ciudadanos y empresas en todo el mundo, y España no es la excepción. A menudo, se presenta la digitalización como la solución definitiva para automatizar procesos, eliminar el papel y hacer los trámites más rápidos.
Sin embargo, en la realidad no siempre se cumple esta promesa. En muchos casos, la digitalización ha terminado aumentando la complejidad burocrática en lugar de reducirla.
La promesa de la digitalización: eficiencia y rapidez
La digitalización de la administración se ha promovido con varios objetivos clave:
- Automatización de trámites: Eliminación de formularios en papel y reducción de la necesidad de desplazarse a oficinas físicas.
- Unificación de datos: Evitar que los usuarios tengan que presentar la misma información repetidamente en diferentes organismos.
- Transparencia y trazabilidad: Permitir un mejor control de los procesos administrativos y reducir riesgos de corrupción.
- Menor carga de trabajo manual: Aligerar la carga administrativa para los empleados del sector público.
Ejemplos de éxito, como los casos de Dinamarca y Estonia, han demostrado que una implementación bien diseñada puede reducir costos y tiempos, facilitando la vida de los ciudadanos y las empresas.
La realidad en España: digitalización sin simplificación
A pesar de los beneficios teóricos, en España la digitalización no siempre ha reducido la burocracia; en ocasiones, ha añadido nuevas capas de complejidad:
- Trámites digitalizados, pero no simplificados: Muchas veces, el proceso sigue siendo igual de complejo, pero trasladado a una pantalla.
- Plataformas mal diseñadas: Falta de usabilidad, errores técnicos y requisitos innecesarios dificultan su uso.
- Exceso de verificaciones: la exigencia de identificación biométrica, certificados digitales, contraseñas complejas y otros filtros complican el acceso.
- Exclusión digital: No todos tienen acceso a internet o conocimientos suficientes para manejar herramientas digitales.
Las burocracia excesiva parece haberse aceptado como un problema sin solución. Hasta que vuelve a aparecer en los medios. En febrero de 2024, agricultores de toda España protagonizaron movilizaciones masivas. Una de las reclamaciones se refería a la excesiva carga burocrática y la complejidad de los trámites digitales impuestos por la nueva Política Agraria Común (PAC), en este caso no desde España, sino desde Europa.
Se quejaban de que la digitalización de la burocracia había generado más papeleo y exigencias, en lugar de facilitar los trámites para acceder a subvenciones y cumplir normativas.
Además, un estudio del Observatorio de Competitividad Empresarial de la Cámara de Comercio de España reveló que el 52,2% de las empresas considera que la burocracia en las relaciones con la administración es un obstáculo significativo para la digitalización.
¿Cuándo la digitalización realmente reduce la burocracia?
La digitalización puede ser una herramienta eficaz si se implementa con criterios de simplificación. Algunas claves para que funcione:
- Eliminar pasos innecesarios: No basta con trasladar los procesos a una plataforma digital; es necesario reducir los requisitos superfluos.
- Usabilidad y accesibilidad: Diseñar interfaces intuitivas y ofrecer opciones para quienes no estén familiarizados con la tecnología.
- Automatización inteligente: Permitir que los sistemas verifiquen datos automáticamente en lugar de pedir a los ciudadanos que los ingresen manualmente.
- Alternativas presenciales: Ofrecer opciones de atención presencial o telefónica para quienes lo necesiten.
Por ejemplo, en Andalucía, la implementación del sistema de Supresión de Certificados de Soporte Papel ha permitido ahorrar la presentación de 22 millones de documentos y agilizar más de 2,2 millones de expedientes, liberando 700.000 horas de trabajo.
Conclusión: La burocracia no se resuelve solo con digitalización
La digitalización no es una solución mágica para reducir la burocracia. Si bien puede agilizar procesos, también puede generar nuevas dificultades si no se diseña correctamente. La clave está en repensar los procedimientos desde cero, eliminando trabas innecesarias y enfocándose en la experiencia del usuario. Solo así podremos lograr una administración más eficiente, ágil y accesible para todos.
En España, es fundamental que las iniciativas de digitalización vayan acompañadas de una verdadera simplificación administrativa y de una formación adecuada para los usuarios, garantizando que nadie quede excluido en el proceso de transformación digital.
